Mailhandling

PPMENANGANI SURAT (MAIL HANDLING)

Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Kerugian-kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik :

1.       Surat dan informasinya bisa hilang

2.       Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata

3.       Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat dari adanya penanganan surat :

1.       Surat akan tercatat dengan baik

2.       Prosedur penanganan surat jelass

3.       Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah untuk ditemukan

4.       Rahasia akan terjaga

Pola Penanganan Surat :

                Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.

                Pola Desentralisasi   dilakukan disetiap bagian dari unit  yang ada pada kantor

                Perlengkapan Penanganan surat  masuk:

           

1.       Baki Surat (Tray)

2.       Buku Agenda Surat masuk
3.       Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia

4.       Secreaties Desk File

5.       Alat tulis

6.       Kertas dan Amplop

7.       Alat Pembuka Surat

8.       Stempel

9.       Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern

10.   Lembar Disposisi

Butir Soal :

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !

1.       Sebutkan pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar !

2.       Identifikasikan/sebutkan kerugian-kerugian bila suarat tidak ditangani !

3.       Identifikasikan/sebutkan manfaat penanganan surat !

4.       Jelaskan pola penanganan surat yang kamu ketahui !

5.       Identifikasikan/ sebutkan perlengkapan penanganan surat !


Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda adalah sebaagi berikut : 

1.Penerimaan Surat :

  - Mengumpulkan dan menghitung surat masuk

  - Meneliti ketepatan alamat

                        2.Penyortiran Surat :

   - Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat   

     pribadi

                       3.Pencatatan surat

    - Membaca surat (dinas, biasa, penting)

                            - Memeriksa lampiran-lampiran

                            - Membubuhkan Sampel Agenda

                            - Mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk

                        4.Pengarahan Surat

                         

                           Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan   

                           lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

               

                Pengurusan Surat Masuk sistem Kartu Kendali

1.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting

a.       Penerimaan surat

b.      Pencatatan surat

c.       Pengarahan atau pengendalian surat

d.      Penyampaian surat ke unit pengolah

e.      Penyimpanan atau penataan arsip

2.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa

a.       Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar  pengantar surat biasa rangkap 2

b.      Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya

c.       Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

3.       Pengurusan Surat Masuk Rahasia

a.       Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat

b.      Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat

c.       Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah

d.      Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2

e.      Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

          Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

1.   Pembuatan Konsep

Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat

Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten

2.   Persetujuan konsep

                  Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep

3.  Pencatatan Surat

Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat

4.   Pengetikan konsep surat

Diketik dengan tembusannya

5.   Pemeriksaan Pengetikan

6.   Penandatanganan Surat

Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

7.   Pemberian Cap Dinas

Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak

8.   Melipat Surat

Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul

9.   Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul

Smpul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah

10. Pengiriman Surat

Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

11. Penyimpanan Surat

                        Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad,  

                        subjek, tanggal, wilayah, dan

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang

menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi ada dua macam, yaitu :

1.       Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri

2.       Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri

No	Tanggal Kirim	Tanggal dan No. Surat	Perihal	Ditujukan kepada	Nama Penerima	Tanda Rangan

pusinggg

pusing bgt q,ri td bwt blog gx jd",
Akhirnydengan perjuangan q blog q jadi juga:):)